Doodle, para planificar eventos de la forma más sencilla

Encontrar un día y una hora para quedar entre varias personas nunca ha sido fácil. Esa reunión con amigos que hace tiempo que no ves que se va demorando en el tiempo, esa cena tantas veces pospuesta… Gracias a Internet y a las nuevas tecnologías ya no habrá excusas. Existen en la red unas herramientas web llamadas planificadores online que nos permiten encontrar las mejores fechas y horas para organizar una cita, ya sea física o, por qué no, virtual.

El planificador online por excelencia es Doodle, una herramienta automatizada muy sencilla que te evita hacer varias llamadas o enviar multitud de emails o mensajes para quedar con alguien. Por lo tanto, mejora la organización en todos los sentidos, tanto en eficiencia como en rapidez y concreción.

Sin tener necesidad de registrarnos en ningún sitio ni instalar ningún tipo de programa, Doodle permitirá que hagamos lo siguiente:

• Proponer varias fechas y horas posibles.
• Que los invitados puedan votar una opción o varias opciones, y añadir comentarios a dichas votaciones
• Permitir a los invitados ver las opciones elegidas por el resto.
• Establecer, finalmente, la cita, según los resultados de la encuesta (la fecha y la hora más votadas serán las definitivas).

Planificación del evento

A continuación te detallamos cómo hacerlo. Veremos cómo funciona poniendo un caso concreto; por ejemplo, supongamos que queremos organizar una cena con compañeros de trabajo.

Primero tendremos que ir a la dirección www.doodle.com. Una vez allí, tendremos que pulsar el botón de “Planifique un evento“. Una vez dentro de la nueva página, tendremos que introducir los datos generales del evento que vamos a organizar: escribiremos un Título(“Cena de trabajo”) y, si queremos o lo sabemos, una Ubicación (si introducimos una dirección válida, Doodle la buscará en Google Maps y la mostrará también a los invitados al rellenar la encuesta) y una Descripción (“Cena de compañeros de trabajo de MGS”). Finalmente, escribiremos nuestro nombre y nuestra dirección de correo electrónico. Una vez hecho todo esto, haremos clic en el botón “Siguiente”.

A continuación la herramienta nos mostrará un calendario, en el que tendremos que marcar los días que propongamos como posibles fechas para quedar. En este caso, propondremos el jueves 5, el viernes 6, el sábado 7 y el domingo 8 de junio.

Una vez marcados los días, haremos clic otra vez en “Siguiente” y nos aparecerá otra pantalla para determinar las horas de las respectivas fechas que hemos propuesto. Nos dará la opción de poner varias horas en un mismo día, si queremos.

En la siguiente pantalla, si no necesitamos opciones especiales para nuestra encuesta (normalmente no hacen falta) tendremos que volver a pulsar “Siguiente”, en la opción “Basic Poll“.

Y ahora sólo nos quedará enviar las invitaciones a las personas que queramos que acudan a nuestra cena. Doodle nos propone 2 opciones de envío: que lo hagamos nosotros mismos o que lo lleve a cabo el propio programa. Para que sea más sencillo el proceso, escogeremos la opción de hacerlo nosotros, haciendo clic en el botón “Acabar”.

A partir de este momento, Doodle nos enviará un mail a la dirección de correo que especificamos al organizar la encuesta, explicándonos que la encuesta ha sido creada y emplazándonos a que enviemos el enlace de la misma a todos los invitados, que es lo que haremos a continuación: enviar un correo electrónico con el enlace correspondiente.

Votación de la propuesta

Una vez planificado el evento, y enviado el enlace de participación a los invitados, ya tenemos la encuesta en marcha. Cada cual tendrá que entrar y hacer clic en la fecha y a la hora que mejor le vaya. Además, Doodle también nos da la opción de añadir comentarios a nuestras votaciones. Una vez todo el mundo haya votado, nos encontraremos con algo así:

Como podemos ver, el día y la hora que van mejor a todos los invitados es el viernes 6 a las 21h. Las 5 personas han seleccionado este momento. Por lo tanto, ésta será la fecha escogida para celebrar la cena. Como todo el mundo puede ver los resultados, todos los invitados se enterarán de cuándo se celebrará el evento.

Como podéis comprobar, gracias a su tremenda sencillez, Doodle se convierte en algo verdaderamente útil para planificar eventos, organizar citas e incluso reuniones.